Gründung und Betrieb einer Vermögensverwaltenden GmbH

Schritt 14: ELSTER aktivieren:
Ich hatte zwar eine Steuernummer bekommen aber tatsächlich muss man immer noch ELSTER aktivieren und bekommt dann einen Freischaltcode per Post zugesendet. Das habe ich nun angefordert. Vorher sieht man keine Dokumente, die man ausfüllen könnte.

Schritt 15: Erfassung aller Buchungen in der aktuellen Buchhaltung (GnuCash)
Ich hatte bereits erwähnt, dass ich mit GnuCash starten will.
Damit behalte ich den Überblick und kann feststellen, ob das Programm etwas taugt. Das geht auch noch gut, wenn man noch nicht so viele Buchungen hat.

Gestartet bin ich damit, dass ich die Kontenstruktur selbst komplett neu angelegt habe.
Das hat den Vorteil, dass man genau weiß warum und wohin man etwas bucht.

Man kann die Vorlage von SKR04 nutzen aber dies ist "nur" ein Standard von DATEV soweit ich weiß und es gibt daher keine Vorgabe, dass es so aussehen muss. Ich habe eine Vorlage mit wenig Konten genommen, alles gelöscht und die Struktur neu aufgebaut.

Es gibt aber diese Vorgabe für Konten in der Bilanz:

1. Handelsgesetzbuch § 265 Allgemeine Grundsätze für die Gliederung
2. Handelsgesetzbuch § 266 Gliederung der Bilanz

Daran habe ich mich bisher orientiert.
Eine Besonderheit ist bei GnuCash, dass die Dokumentation nicht immer ganz so eindeutig und einfach ist.
Daher ist das Top-Level-Konto für die Passiva in zwei Top-Level-Konten

• Passiva - A. Eigenkapital
• Passiva - Fremdkapital

aufzuteilen, weil sonst die Berichte und Berechnungen nicht funktionieren (auch der SKR04 ist in meiner Version deswegen m.E. fehlerhaft und verwendet nur Fremdkapital aber kein Eigenkapital).
Entscheidend ist das "Passiva - A. Eigenkapital" vom Typ "Eigenkapital" ist, wie der Name schon sagt und
"Passiva - Fremdkapital" eben vom Typ "Fremdkapital". Sonst weiß das Programm natürlich nicht, wie das Eigenkapital berechnet werden soll:

Bei der Eingabe von Buchungen stellte sich die Frage, was man in das "Nr" Feld eingibt, denn hier ist eigentlich die Belegnummer gemeint.
Die Belegnummer soll den eigenen Vorgang im Unternehmen belegen und sollte auch helfen die Belege wiederzufinden oder auch verknüpfen zu können.
Leider bietet GnuCash keine Features für Belegnummern (außer der Eingabe), also nicht einmal eine Prüfung für eine Eindeutigkeit oder Prüfung eines Eingabeformates.
Trotzdem benötigt man eine Belegnummer zu Bilanzierung nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD).
Nachdem ich Chat-GPT, Grok und Google ein bisschen gequält habe, hat sich für mich bisher folgendes ergeben:

Als Format oder Schema habe ich mir dann folgendes überlegt:
[KÜRZEL]-[JAHR][MONAT]-[DREISTELLIGER_ZÄHLER_JE_TYP_JAHR_UND_MONAT]

Beispiel:
"FG-202504-001" ist dann die Belegnummer für die erste Forderung gegen den Gesellschafter (mich) im April des Jahr 2025 mit der fortlaufenden Nummer im 1 des entsprechenden Typs.
Das ist ein Tag im April gewesen an dem ich beim Notar war und die Gründungsurkunde unterschrieben habe.
An dem Tag entsteht die Forderung gegen die Gesellschafter und die Gründungsurkunde ist der Beleg dafür.

Ich gehe davon aus, dass man bei einer professionellen Software die Belegnummern generiert bekommt und es da bereits Vorschläge gibt.
Man kann die Belegnummern auch aus dem Belegdatum bilden, den Typ weglassen und nur einen Zähler für den Tag ergänzen. Es muss nur eindeutig sein.
Am Ende stellt sich die Frage, ob die Belegnummer irgendwie hilft und ob ein Prüfer bei einer Betriebsprüfung damit zurecht kommen würde.

Andere Überlegungen waren noch den Tag zu verwenden und den Typ ans Ende zu setzen.
Das hätte zumindest den Vorteil, dass man eine chronologische Sortierung der Belegnummern im Dateisystem bekommt, wenn Belegdateien (PDF) mit der Belegnummer beginnen.
Der Typ ist durchaus hilfreich, um bestimmte Vorgänge im Unternehmen schnell zu finden und sofort zu erkennen, worum es sich hier handelt.

Meine Datei für die Gründungsurkunde habe ich dann wie folgt benannt:
"FG-202504-001.pdf" bzw. "FG-202504-001_Forderung - Stammkapital.pdf"
In GnuCash kann man die Datei dann relativ wenig komfortabel, bei Einstellung eines relativen Pfades (der gut gewählt werden sollte), verknüpfen, dann auch in einem Report per Link aufrufen und im Programm auch selbst öffnen lassen.
Die Verknüpfung ist nicht zwingend aber eben komfortabel im Rahmen der Möglichkeiten.

Eine Buchung sieht dann in GnuCash so aus:

Zwischenfazit: Leider muss man sich mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) ein wenig beschäftigen.

Bei anderen Softwarelösungen als GnuCash gibt es dafür vollständige Lösungen.

Noch bin ich weiterhin bei der Prüfung, ob ich eine andere Softwarelösung brauche:

• WISO Mein Büro
• Lexware Buchhaltung
• sevdesk

Diese werde ich prüfen/anschauen.

Ansonsten könnte ich bereits Aktien kaufen erste Buchungen in meiner Buchhaltung dazu erfassen.
Bisher hat sich nichts aufgedrängt und daher kann ich nichts berichten.

Der weitere Plan ist das Privatvermögen in Schritten in die Gesellschaft zu übertragen und nicht alles auf einmal.
Würde man das sofort tun, dann wird auch sofort die Kapitalertragssteuer fällig und das ist nicht immer sinnvoll.
Insbesondere will ich auch mit Gesellschafterdarlehen arbeiten, weil diese eben auch steuerfrei an den Gesellschafter zurück gezahlt werden können.

Schritt 16: Gesellschafterbeschluss über unentgeltliche Bestellung des Geschäftsführers

Ich habe gelesen, dass ich einen Gesellschaftsbeschluss machen sollte, dass ich unentgeltlich als Geschäftsführer bestellt bin, damit im Zweifelsfall dies nachgewiesen werden kann und keine Anstellung unterstellt wird:

Zitat

Zek’s Profitpalast GmbH
Handelsturm 1
12345 Ferenginar City
Sitz: Ferenginar City
Handelsregister: HRB 12345, Amtsgericht Ferenginar City

Gesellschafterbeschluss

Ich, Großer Nagus Zek, geb. Sternzeit 12345.6, wohnhaft in Ferenginar City, alleiniger Gesellschafter der Zek’s Profitpalast GmbH,
beschließe hiermit gemäß § 46 Nr. 5 GmbHG:

1. Bestätigung der Geschäftsführerbestellung
   Großer Nagus Zek, geb. Sternzeit 12345.6, wohnhaft in Ferenginar City, bleibt weiterhin als Geschäftsführer der Gesellschaft bestellt.
2. Unentgeltliche Tätigkeit
   Der Geschäftsführer übt seine Tätigkeit ab dem [TAG_DER_HANDELSREGISTER_EINTRAGUNG] bis auf Widerruf unentgeltlich aus.
   Für die Dauer dieser Vereinbarung besteht kein Anspruch auf Vergütung, Aufwendungsersatz oder sonstige geldwerte Vorteile aus der Geschäftsführertätigkeit, soweit nicht gesetzlich zwingend vorgeschrieben.
   Dies gilt insbesondere auch für freiwillige Leistungen der Gesellschaft an den Geschäftsführer.
3. Widerruf
   Dieser Beschluss kann jederzeit durch einen neuen Gesellschafterbeschluss geändert oder aufgehoben werden.

Ferenginar City, [HEUTE]
[UNTERSCHRIFT_ZEK]

Großer Nagus Zek
- Gesellschafter der Zek’s Profitpalast GmbH -

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Gedanken zu: Ausstattung der GmbH mit Kapital

Die Gesellschaft braucht Geld, damit sie damit investieren kann.
Dafür gibt es im Prinzip drei mir bekannte Möglichkeiten:

1. Kapitalerhöhung
2. Zuzahlung in die Kapitalrücklage
3. Aufnahme vom Fremdkapital

Die Kapitalerhöhung scheidet erst einmal aus, weil man dafür wieder zum Notar muss und der Geld haben will.
Ich sehe hier keinen Vorteil dies jemals zu tun.

Die Zuzahlung in die Kapitalrücklage kommt in Frage und hat aber den Nachteil, dass das Geld geblockt ist und nicht mehr so einfach aus der Gesellschaft herausgeholt werden kann. Vorher müssen alle Gewinnrücklagen aufgebraucht sein und daher wird dann auch Steuer für den Gesellschafter fällig in Höhe seines persönlichen Steuersatzes (Abgeltungssteuer in Höhe von 26,375% z.B.).

Die Aufnahme vom Fremdkapital über ein Gesellschafterdarlehen hat den Vorteil, dass das Kapital ohne Steuern zurückgezahlt werden kann. Das kann man sehr flexibel mit einem Rahmendarlehensvertrag gestalten.
Darauf werde ich erst später genauer eingehen.

Meine Überlegung ist nun folgende gewesen. Ich könnte alles als Fremdkapital laufen lassen mit maximaler Flexibilität bei der Rückzahlung.
Nachteile sind die Zinsen, die für eine Darlehen mit Fremdüblichkeit gezahlt werden müssen. Ansonsten wird eine verdeckte Gewinnausschüttung festgestellt und die führt zu steuerlichen Nachteilen.
Diese Zinsen werden mit dem persönlichen Steuersatz versteuert und nicht mit der Abgeltungssteuer.
Ich habe noch b.a.W. Einkommen aus Arbeit und die hintersten Euros sind im Spitzensteuersatz, also 42%. Das sollte man bedenken. Trotzdem hat es auch viele Vorteile auf die ich noch später eingehe.

Die weitere Überlegung ist, wenn man jetzt fiktiv 1.000.000 € hat, dann würde dies zu einer Eigenkapitalquote von nur 2,5% führen und die GmbH hat ein enormes bilanzielles Risiko.
Investiere ich also mit der Million in Aktien und die schmieren um 10% ab, dann verbleiben noch 900.000 €.
Die GmbH hätte aber nur 25.000 € Eigenkapital gehabt.

BÄHM - bilanziell überschuldet - Insolvenz droht bei -75.000 € Eigenkapital aus dem Verlust.

Weil ich nicht so gerne ins Risiko gehe strebe ich daher eine Eigenkapitalquote von 50% an.
Man könnte sicherlich etwas weniger machen aber das ist für mich aktuell der konservative Zielansatz.

Dies ergibt sich aus einer Eigenkapitalquote von 50%:

Heilen kann man das ganze Problem aber auch durch die rechtzeitige Umwandlung von Fremdkapital in Eigenkapital.
Muss ich mir im Detail noch anschauen und kann man wohl in das Rahmendarlehen einbauen.

Der nächste Schritt ist für mich dennoch: Zuzahlung in die Kapitalrücklage...

Schritt 17: Zuzahlung in die Kapitalrücklage

Zitat von Gesellschafterbeschluss - Zuzahlung in die Kapitalrücklage

Zek’s Profitpalast GmbH
Handelsturm 1
12345 Ferenginar City
Sitz: Ferenginar City
Handelsregister: HRB 12345, Amtsgericht Ferenginar City

Gesellschafterbeschluss
Nr. [BESCHLUSS_NR]
Zuzahlung in die Kapitalrücklage

Ich, Großer Nagus Zek, geb. Sternzeit 12345.6, wohnhaft in Ferenginar City, alleiniger Gesellschafter der
Zek’s Profitpalast GmbH, beschließe:

1. Zuzahlung in die Kapitalrücklage
   Der Gesellschafter leistet eine freiwillige Zuzahlung in das Eigenkapital der Gesellschaft in Höhe
   von:
   
   [BETRAG] EUR
   
   Die Zuzahlung erfolgt in die Kapitalrücklage gemäß § 272 Abs. 2 Nr. 4 HGB und nicht auf das
   Stammkapital.
   Die Zuzahlung erfolgt unentgeltlich und ohne Gegenleistung; ein Anspruch auf Rückzahlung besteht
   nicht.
2. Einzahlung
   Die Einzahlung ist spätestens bis zum [DATUM_IN_DER_ZUKUNFT] auf das Geschäftskonto der Gesellschaft zu
   leisten.
   
   IBAN: [IBAN]
   Verwendungszweck: Zuzahlung Kapitalruecklage: Beschluss [BESCHLUSS_NR]
   
   Die Zuzahlung wird mit Zahlungseingang auf dem Geschäftskonto wirksam.
3. Schlussbestimmungen
   Änderungen oder Ergänzungen dieses Beschlusses bedürfen eines neuen
   Gesellschafterbeschlusses und wirken nur für die Zukunft.
   Bereits geleistete Zuzahlungen verbleiben in der Kapitalrücklage; eine Rückzahlung ist
   ausgeschlossen, soweit gesetzlich nicht zwingend vorgesehen.
4. Buchhalterische Behandlung
   Die Geschäftsführung wird angewiesen, den Betrag in der Buchführung und im Jahresabschluss als
   Kapitalrücklage auszuweisen und die Zahlungs- und Nachweisunterlagen (Kontoauszug, Zahlungsbeleg) zu den Gesellschaftsunterlagen zu nehmen.
   
   Ferenginar City, [HEUTE]
   [UNTERSCHRIFT_ZEK]
   
   Großer Nagus Zek
   - Gesellschafter der Zek’s Profitpalast GmbH -

Alles anzeigen

[BESCHLUSS_NR] = 2025-002

Damit man das irgendwie auch zuordnen kann habe ich die Beschluss-Nr. erfunden.

Aufgefallen ist mir, dass man die Konditionen der jeweiligen Banken gut prüfen sollte, in welche Höhe und zu welchen Kosten Kapital übertragen werden kann.

FINOM:
Je nach Kontomodell 50.000 €, 100.000 € oder unbegrenzt pro Monat.
Bei Überschreitung werden 0,1% fällig bis maximal 150 €.

Gerade bei günstigen Privatkonten sind die Möglichkeiten begrenzt.

Zitat von nixda

Willkommen in den Niederungen der Buchhaltung. Bei mehrjährigen Rechnungen müsste man Rechnungsabgrenzungsposten bilden.

...

Mittlerweile habe ich etwas recherchiert.

Fakt ist, man soll laut HGB § 250 Rechnungsabgrenzungsposten (RAP) bilden, um wie der Name schon sagt, die Rechnung abzugrenzen.
Daraus folgt, dass etwas das ich als Aufwand buchen würde aber für mehrere Jahre gilt, dann auch entsprechend buchen muss.

Beispiel:
Der LEI kostete für 5 Jahre 267,75 €.
Im Juni 2025 habe ich den gekauft er gilt genau 5 Jahre, also bis zum Tag davor im Juni aber eben bis 2030.

Daraus folgt, dass für das aktuelle Jahr 7/60 des Betrages im aktuellen Jahr 2025 als Aufwand gebucht werden sollen und der Rest auf die Folgejahre:
2025 = 31,24 €
2026 = 53,55 € - aktiver Rechnungsabgrenzungsposten (ARA) für 2026
2027 = 53,55 € - ARA 2027
2028 = 53,55 € - ARA 2028
2029 = 53,55 € - ARA 2029
2030 = 22,31 € - ARA 2030

Jetzt gibt es aber zum Glück auch Fortschritte im Steuerrecht in Deutschland:

Zitat von https://datenbank.nwb.de

Im Rahmen des JStG 2022 wurde durch § 5 Abs. 5 Satz 2 EStG für Rechnungsabgrenzungsposten in der Steuerbilanz ein gesetzliches Wahlrecht mit einer Wesentlichkeitsgrenze in Höhe der geringwertigen Wirtschaftsgüter geschaffen. Die handelsbilanzielle Pflicht zur Bildung von Rechnungsabgrenzungsposten nach § 250 HGB wurde allerdings nicht angepasst, so dass grundsätzlich in der Handelsbilanz die Verpflichtung zur Rechnungsabgrenzung uneingeschränkt besteht. Dem steht aber der Grundsatz der Wesentlichkeit entgegen, der als ungeschriebener GoB anzusehen ist, und den Verzicht auf die handelsbilanzielle Bildung von Rechnungsabgrenzungsposten rechtfertigt.

In Klartext:
Man muss immer noch die Handelsbilanz mit RAP machen aber darf in der Steuerbilanz die <= 800 € ausnutzen, um den Aufwand sofort zu verbuchen.

Die Lösung ist daher m.E.:
Man ändert die eigenen Bilanzierungsrichtlinien und dokumentiert das für den Jahresabschluss, dass man für den Aufwand <= 800 € keine RAP macht, damit in dieser Hinsicht die Handelsbilanz und die Steuerbilanz identisch sind.

Demnach können viele Aufwendungen vereinfacht gebucht werden, zumal das im Fall von Kontoführungsgebühren (die für ein Jahr gelten) auch wirklich im Endergebnis albern ist. Diese Kosten fallen laufend an und wenn ich dann einen Split der Kosten als RAP für jeweils ein halbes Jahr hätte, dann mache ich das jedes Jahr und außerdem löse ich dann den RAP auch jedes Jahr wieder auf, welcher aus dem Vorjahr entstanden ist.
Bei den Kosten für den LEI sieht es ein wenig anders aus aber, ob das nun alle 5 Jahre 1x gebucht wird macht den Kohl wirklich nicht fett. Außerdem ist das Geld auch tatsächlich abgeflossen.

Letztlich orientiert sich das an den selben Regeln wie die Sofortabschreibung von GWG bei der privaten Steuererklärung.
Privat kann man übrigens trotzdem dazu optieren, dass man über mehrere Jahre abschreibt.
Auch wenn das HGB das Gebot der RAP hat, dann kann man als abweichende Bilanzierungsmethode auch "optieren" meiner Meinung nach.

Prinzipiell habe ich das mit den RAP in GnuCash ausprobiert. Funktioniert.
Führt allerdings zu mehr Buchungssätzen und dazu, dass man die Kontenstruktur bei "C. Rechnungsabgrenzungsposten" mit Unterkonten je Jahr anreichert, die man auch bei "Aufwand" hat.
Man dupliziert dann Konten von Aufwänden, die mehr als ein Jahr berühren mit ihrer Leistung.

Der LEI würde dann gleich mal zu 10 weiteren Unterkonten führen, weil er auf 5 Folgejahre gebucht werden muss...

Verdammt, ich glaube die Buchaltungs-Matrix hat mich erwischt.

Zitat von nixda

Ich bin kein Buchhalter, aber müssten die ARA nicht jährlich sinken?

...

Ich glaube du verwechselst das mit der Abschreibung auf das Anlagevermögen, so dass der Restbuchwert immer weiter sinkt

Beispiel:
PC gekauft über 3.000 € im Januar eines Jahres und der wird über 3 Jahre abgeschrieben.
Jedes Jahr 1.000 €. Demnach ist der Restwert in der Bilanz nach dem Anschaffungsjahr (Jahr 2) 2.000 €.
Das Jahr danach (Jahr 3) eben 1.000 € und in Jahr 4 ist das Teil vollständig abgeschrieben.

Bei dem Beispiel für den Aufwand für den LEI nutzt nichts ab, sondern es sind nur die jeweiligen Kosten für das jeweilige Jahr, die als Aufwand gebucht werden, obwohl die Rechnung bereits vollständig bezahlt wurde.

Zitat von nixda

Hat das Konstrukt eigentlich Vorteile für beim Eintritt eines Pflegefalls? Die Pflegeversicherung will ja, dass du erst einmal dein Privatvermögen verbrauchst, aber das liegt ja jetzt in der GmbH. Und eine GmbH zu liquidieren liegt vermutlich nicht in der Kompetenz der Pflegeversicherung?

Soweit ich weiß geht es darum, dass das Bruttoeinkommen unter 100k (Bruttolohn+Bruttodividende+realisierte Bruttoaktiengewinne) im Jahr ist, damit weiteres Vermögen nicht geprüft wird. Solange interessieren die sich nicht für private nicht realisierte Gewinne aus Aktien noch für das GmbH-Vermögen.
Auf diese Grenze scheint es hinaus zu laufen.

Allerdings ist es auch nicht so einfach den geschäftsführenden Gesellschafter dazu zu zwingen, dass die GmbH dem Geschäftsführer ein höheres Gehalt (oder überhaupt) zahlt oder Geld an den Gesellschafter ausschüttet.
Ich vermute allerdings, dass dann auch Annahmen getroffen werden können für ausgebliebene Gewinnausschüttungen der GmbH.

Die Thesaurierung der Gewinne in der GmbH ist natürlich das erklärte Ziel und nicht eine ständige Durchleitung an den Geschäftsführer/Gesellschafter. Daher führt die GmbH schon dazu, dass das Bruttojahreseinkommen sinkt und das führt dann m.E. zu einer Art Schutz.
Steuerlich optimal ist, wenn man nur entnimmt was benötigt wird.

Sicherlich sollte man so etwas mit seinem Steuerberater und einem entsprechenden Anwalt besprechen, die sich mit der Materie auskennt.

Die Antwort ist also, dass die GmbH zu einem Schutz vor Kosten bei Eintritt eines Pflegefalls der Eltern schützen kann.
Details sind allerdings sehr wichtig, wie das genau gerechnet wird.

Für den Fall der eigenen Pflegebedürftigkeit sagt Chat-GPT:

Zitat

Für deinen eigenen Pflegefall zahlt zuerst die Pflegekasse pauschal. Reicht das nicht, prüft das Sozialamt dein Einkommen und dein Vermögen. GmbH-Geld bleibt zwar Gesellschaftsvermögen, aber deine Anteile sind dein Vermögen (über dem Schonbetrag grundsätzlich einzusetzen). Nicht sofort verwertbar? Dann sind Darlehen/Ermessen/Härtefälle möglich – aber es bleibt eine Einzelfallprüfung.

Auch hier sollte man das mit Anwalt+Steuerberater besprechen.

Ich vermute allerdings, dass in den nächsten Jahren die Regelungen für Kinder und einen selbst in dieser Hinsicht noch verschärft werden...